Neuvotteluhuoneiden täytyy tämän päivän trendien mukaan palvella niin live- kuin etäkokouksiakin, ja tilojen on oltava ratkaisuiltaan modulaarisia, jotta ne sopivat monipuolisesti erilaisiin käyttötarkoituksiin.
Millainen sitten on hyvä neukkari? Riippuu, keneltä kysytään. Toisille seinällä oleva näyttö ja kaiuttimet riittävät simppeleihin tarpeisiin, kun taas toiset vaativat monipuolisen ja laajan järjestelmän, jossa yhdistetään sujuvasti ääntä ja kuvaa sekä paikalla olijoille että reaaliaikaisesti myös ulkomaailmaan.
Hyvä neukkari suunnitellaan siis käyttötarpeiden ja tilan ominaisuuksien mukaan – sen vuoksi otsikon kysymykseen ei voida antaa täysin absoluuttista oikeaa vastausta. Tässä blogitekstissä kuitenkin tarkastellaan, millaisia tekijöitä neuvotteluhuoneen suunnittelussa kannattaa ottaa huomioon, jotta tilasta saadaan yrityksen tavoitteita mahdollisimman hyvin palveleva.
Ota nämä asiat huomioon neukkarisi suunnittelussa
Hyvän neukkarin suunnittelussa on huomioitava kokonainen nippu asioita, joista osa ei välttämättä tule aivan heti edes mieleen. Tässä huomioitavia tekijöitä seitsemän kohdan listassa.
- Koko
Onko kyseessä neljän hengen neukkari vai kymmenien ihmisten kokoussali? Näiden ääripäiden väliin mahtuu kattaus erilaisia variaatioita – neuvotteluhuoneita on nimittäin kokoluokiltaan joka lähtöön. Lisäksi kannattaa huomioida myös tilan korkeus. Tilan pinta-ala ja huonekorkeus vaikuttavat merkittävästi siihen, miten AV- tai äänentoistojärjestelmän kuva ja ääni ovat saatavilla tasapuolisesti kaikille. Koko on siis olennainen tekijä, kun neukkarin järjestelmäkokonaisuutta lähdetään suunnittelemaan.
- Muoto
Koon lisäksi keskeinen tekijä on myös tilan muoto. Tyypillisesti neukkarit ovat suorakaiteen muotoisia, mutta vastaan tulee myös esimerkiksi neliön tai L-kirjaimen muotoisia tai joskus jopa pyöreitä tiloja. Seinien rajaaman alueen muodolla on suurempi vaikutus AV-ratkaisujen ja äänentoiston sijoitteluun enemmän kuin ensi kädeltä arvaisikaan, sillä ääni heijastuu eri muotoisista pinnoista eri tavoin.
- Akustiikka
Tilan akustiikka vaikuttaa merkittävästi siihen, miten ja millä laadulla ääni kuuluu tilassa kaikille osallistujille. Tässä tilan käyttötarkoituksen selvittäminen on oleellista – esimerkiksi suurempaan halliin eristetty neukkari saattaa erottavista seinistä huolimatta sisältää hallimaista kaikua. Akustiikan säätämisessä auttavat esimerkiksi erilaiset akustiikkalevyt tai elementit, joilla äänen kuuluvuutta voidaan ohjata haluttuun suuntaan. Haastavimmissa akustisissa tiloissa kannattaa käyttää erillistä akustiikkasuunnittelijaa.
- Valoisuus
Myös sillä on merkitystä, onko neukkari esimerkiksi toimiston valoisassa kulmahuoneessa vai keskellä rakennusta täysin ikkunattomassa tilassa. Tilan valoisuus on neukkarin toiminnalle tärkeä tekijä, joka jää suunnitteluvaiheessa helposti huomiotta. Valon määrä ei vaikuta niinkään äänentoistoon, mutta kuvaratkaisuiden kohdalla valon määrä näyttelee huomattavaa roolia. Valon perusteella voidaan optimoida esimerkiksi näyttöjen kokoa ja sijoittelua, jotta kuvapintojen näkyvyys on kaikille mahdollisimman kattava.
- Asiakkaiden erikoistoiveet ja sisustuksellisuus
Laadukkaan neukkarin suunnittelussa otetaan tietysti huomioon asiakaskohtaiset erikoistoiveet. Suunnittelussa ja toteutuksessa on joskus huomioitava esimerkiksi sisustukselliset vaatimukset: joskus laitekantaa täytyy istuttaa vaikkapa neukkarin kalusteisiin, ja laitteisto kaapeleineen täytyy olla täysin piilossa. Jotta neukkarista saadaan tavoitteiden mukainen, toiveet kannattaa siis huomioida – toki mahdollisuuksien raameissa.
- Logistiikka ja aikataulut
Kun tarkat suunnittelutyöt on tehty, tulee eteen logistiikkaan ja aikatauluihin liittyvät tekijät. Toteutusvaiheessa täytyy ottaa huomioon muun muassa laitteiden saatavuustilanne, yrityksen toimitilojen sijainti, rakennuksen kerrosmäärä ja aikataulu kokonaisuudessaan töiden aloituksesta valmiiseen neukkariin astumiseen. Neukkariratkaisuiden suunnittelu sisältää siis useita muuttujia, joiden olemassaolo kaikkien on hyvä tiedostaa, jotta projekti etenee sujuvasti kohti maalia.
- Budjetti
On tärkeää ymmärtää, että laatujärjestelmät ja kattava suunnittelu- ja toteutustyö ovat tietyn hintalapun arvoisia. Puoli-ilmaiset toteutukset tarkoittavat väistämättä, että jostain on täytynyt karsia. Jos halutaan, että molemmat osapuolet ovat tyytyväisiä ja neuvottelutila palvelee tavoitetta mahdollisimman hyvin, budjetti kannattaa selkeyttää heti alkuvaiheessa.
Toteutus sisältää kolme keskeistä elementtiä
Kun neukkarin suunnitteluvaiheesta siirrytään eteenpäin, toteutusvaihe koostuu käytännössä kolmesta elementistä. Ne ovat
- Kuva
- Ääni
- Kuvan ja äänen ohjaus
Kuva
Kuvaratkaisun eli neukkariin sijoitettavien näyttöjen tai projektorien toteutuksessa huomioidaan, että kuvapinta-ala on sopivassa suhteessa tilan kokoon nähden. Jos tilassa on vaikkapa 12 hengen pöytä, jonka toisessa päässä on näyttöseinä, toteutuksessa pohditaan, miten sekä pöydässä taaimmaisena istuva että lähimpänä kuvapintaa istuva henkilö saavat samassa tilassa miellyttävän katselukokemuksen.
Toteutus sisältää siis tasapainoilua sen suhteen, että kaikki tilaisuuden osallistujat näkevät saman kuvan ongelmitta. Suuremmissa tiloissa voidaan hyödyntää esimerkiksi apunäyttöjä huoneen sivuseinillä, mikäli yksi näyttöpinta ei riitä kaikille osallistujille. Toisena vaihtoehtona on samaa kuvaa peilaava näyttö, josta osallistujat voivat katsoa samaa esitystä kahteen eri suuntaan. Tarjolla on siis monipuolisia ratkaisuja, kunhan käyttötarkoitus ja tilan muoto ovat tiedossa.
Ääni
Äänentoistoon sisältyy pääpiirteissään kaksi huomioitavaa seikkaa: äänen lähde ja äänen syöttäminen. Pohdittavia asioita ovat, mistä ääni kuuluu, miten osallistujat kuulevat sen, ja mihin ääntä syötetään.
Ensimmäisessä on kyse tietysti kaiuttimista ja niiden asettelusta ja toisessa puolestaan mikrofoneista. Onko tila sen verran pieni, että pöydän ääressä selvitään pienellä pöytäkaiuttimella, vai tarvitaanko tilaan esimerkiksi seinä- tai kattokaiuttimia, kaiutinpareja tai kaikkien näiden yhdistelmiä? Sama asia mikrofonien kohdalla – pärjätäänkö pöytämikrofonilla, vai tarvitaanko erikseen kapulamikrofoneja, kravattimikrofoneja tai vaikkapa kattomikrofoneja? Tällaiset ratkaisut toteutetaan niin ikään tilakohtaisesti lähtötietojen pohjalta.
Kuvan ja äänen ohjaus
Asiakkaan silmissä vaikein osuus neukkarin toteutuksessa lienee ohjauslogiikka eli äänen ja kuvan yhdistäminen järjestelmässä ja sen siirtäminen sisään ja ulos. Kaikki lähtee liikkeelle asiakkaan toiveesta. Ohjauslogiikan suunnittelussa vastataan esimerkiksi kysymyksiin:
- Halutaanko neukkariin langatonta tai langallista tekniikkaa?
- Millaisia kytkimiä ja johtoja tilaan tarvitaan yhdistämään kuvaa ja ääntä?
- Kuinka pitkiä kaapeleita järjestelmään tarvitaan, ja mitä reittiä pitkin ne kulkevat?
- Missä tilan esityspisteet sijaitsevat, ja mistä langaton esitys laitetaan päälle?
- Millaiset ääniprosessorit, – vahvistimet ja mikserit järjestelmään tarvitaan?
- Miten kaiuttimiin ohjelmoidaan viivettä, jotta kaikki kuulevat äänen suuressa tilassa samanaikaisesti?
Lopputulemana voidaan todeta, hyvän neukkarin suunnittelussa ja toteutuksessa on pohjalla ajatus siitä, että tila vastaa kaikilta osin asiakkaan tarpeita ja sen käyttökokemus täytyy olla yksinkertainen ja vaivaton. Vaikka etenkin laajemmat tilakokonaisuudet vaativat toki paikalle teknisiä osaajia, suunnittelussa ja toteutuksessa on epäonnistuttu, jos tilat ovat ihmisille hankalia käyttää.
Yllä olevat tekijät huomioimalla neukkari kuitenkin valmistuu täsmälleen tavoitteiden mukaiseksi huomattavasti todennäköisemmin.
Finnish 
English