Huolto- ja ylläpitosopimus ennakoi ongelmia ja pidentää laitteiden käyttöikää

Nykyaikaisten AV- ja äänentoistojärjestelmien hyödyntäminen on eri toimialojen yrityksissä arkipäivää.

Laadukkaat ja helppokäyttöiset järjestelmät mahdollistavat yrityksille monipuolisen kommunikoinnin, informoinnin ja tilaisuuksien järjestämisen, ja erilaisista teknologisista ratkaisuista on tullut suorastaan sujuvan päivittäisen liiketoiminnan edellytys. Sen vuoksi niistä on myös tärkeää pitää huolta.

Tekniikan toimivuutta ei kannata pitää itsestäänselvyytenä

Koska AV- ja äänentoistojärjestelmät ovat yrityksissä tyypillisesti aktiivisessa käytössä, niiden elinkaari on rajallinen. Oli kyse sitten hyvinkin yksinkertaisista neuvotteluhuoneratkaisuista tai laajoista auditorio- tai juhlasalikokonaisuuksista, jotka sisältävät mittavat määrät valoja, kuvaa ja ääntä yhdistävää tekniikkaa, järjestelmiin tulee väistämättä aika ajoin erilaisia häiriöitä.

Digitaaliset järjestelmäkokonaisuudet ovat perinteisiä analogisia laitteita herkempiä erilaisille vioille, joiden riski vieläpä kasvaa iän myötä. Tänä päivänä esimerkiksi 10-vuotias AV-järjestelmä alkaa olla jo nykypäivän tarpeisiin suhteellisen vanha, ja moderneissa laitteissa luotettavaksi käyttöiäksi arvioidaan viitisen vuotta.

Järjestelmien toimivuutta voisi verrata karkeasti autohuoltoihin. Autot hajoavat harvoin kotipihalla seisoessaan, eli korjaustarve ilmenee aina joko ajamisen aikana tai silloin, kun ajamaan pitäisi lähteä. Ihmiset myös käyttävät autojaan suhteellisen säännöllisesti huollossa, jotta ne eivät hyytyisi kesken matkan.

Viestintä-, äänentoisto- ja AV-laitteiden kanssa lainalaisuudet ovat samankaltaisia. Vaikka oletuksena usein on, että mikrofonit, näytöt, kaiuttimet ja kaapelit toimivat asianmukaisesti, ne ovat silti alttiita erilaisille ulkoisille häiriöille, jotka ilmenevät valitettavasti juuri silloin, kun niitä pitäisi pystyä käyttämään.

Huoltopalvelu auttaa, kun tilanne on päällä

AV- ja äänentoistojärjestelmien huoltopalvelu on nopea apu, kun ongelmia ilmenee kesken kaiken.

Kun yrityksellä on meneillään vaikkapa johtoryhmän kokous, myyntipalaveri tai tärkeä PowerPoint-katsaus, eikä laitteita saadakaan toimimaan, on reagoitava mahdollisimman nopeasti. Vaikka paikan päällä on usein henkilöitä, jotka tietävät omakohtaisesta kokemuksesta oman kotiteatterinsa teknologiaa, kannattaa muistaa, että laajemmat AV- ja äänentoistojärjestelmät ovat toiminnaltaan yleensä huomattavasti monimutkaisempia.

Usein ongelmien juurisyyhyn voidaan päästä kiinni jo huoltopalvelun puhelinsoiton aikana, ja nopean etäneuvonnan myötä asiakkaat voivat jatkaa palaveriaan. Joskus taas laite tai sen osa on aidosti rikki, ja silloin huoltopalvelun ammattilainen saapuu paikan päälle todentamaan mahdollisen vian niin nopeasti kuin mahdollista.

Voi joskus olla haastavaakin selvittää, missä vika sijaitsee. Ensisijaisen tärkeää on, että selvittämisessä lähdetään signaalin alkupäästä ja käydään järjestelmää läpi yksi osa kerrallaan. Se on konkreettinen ja selkeä tapa, jolla ongelman aiheuttaja voidaan selvittää – johtojen mielivaltainen irrottelu ja ylimääräinen hermoilu eivät siis auta asiaa.

Tulipalojen sammuttelua voidaan ehkäistä oma-aloitteisella ylläpidolla

Huolto- ja ylläpitopalvelun ylläpitopuolen idea perustuu proaktiivisuuteen. Ylläpitopalvelussa asiantuntijat käyvät säännöllisesti tarkastamassa, että AV- ja äänentoistojärjestelmien laitteet toimivat, kaapelit ovat kunnossa ja vaikkapa projektorien polttimoissa on käyttöikää jäljellä. Lisäksi asiaan kuuluu, että järjestelmiä rasitetaan tarkoituksella, jotta voidaan varmistua, että ne toimivat suunnitellusti.

Palvelua auttaa myös jatkuvasti päivitettävä rekisteri, josta nähdään nopeasti, minkä ikäistä ja kuntoista teknologiaa missäkin tiloissa on. Rekisterin avulla asiakas voidaan siis pitää jatkuvasti ajan tasalla järjestelmiensä kunnosta. Näin AV- ja äänentoistojärjestelmien huollon ei tarvitse olla aina tulipalojen sammuttelua vaan oma-aloitteista ennakointia. 

Miksi AV- ja äänentoistojärjestelmien huoltoon ja ylläpitoon kannattaa panostaa?

• Huolto- ja ylläpitopalvelussa asiakas voi luottaa, että puhelimeen vastataan ja apua on saatavilla nopeasti joko etänä tai paikan päällä.
• Kun laitteista pidetään huolta ja niitä käydään tietyin väliajoin tarkastamassa ja testaamassa, järjestelmien käyttöikä pitenee ja tilaisuuksien järjestäminen on luotettavammalla pohjalla.
• Ammattilaiset kykenevät arvioimaan laitteiden kuntoa ja antamaan ehdotuksia toimenpiteistä proaktiivisesti, minkä ansiosta järjestelmien elinkaariin pystytään reagoimaan hyvissä ajoin ja ikäviä yllätyksiä voidaan ennakoida tehokkaasti.
• Totuus on, että nykyteknologian kanssa häiriöitä tulee aina – palvelu auttaa kuitenkin niiden ehkäisemisessä sekä nopeassa korjaamisessa.
• Näin vältytään ajanhukalta, tehokkuus kasvaa ja sen myötä säästyy rahaa. Yllättävän yksinkertaista matematiikkaa.